El teléfono del taller, atendido y convertido en orden de trabajo
Un taller que repara bombas inyectoras, inyectores y turbos para otros talleres de toda España recibe casi todo su trabajo por teléfono. Cada llamada acababa en una nota, una orden escrita a mano, una recogida pedida aparte y una factura hecha en otro programa.
El caso en 30 segundos
El reto
El teléfono no paraba y cada llamada se convertía en notas sueltas, órdenes a mano y recogidas pedidas aparte.
Lo que hicimos
Construimos un agente de voz que atiende a los talleres, crea la orden y pide la recogida, y una oficina en una pantalla que sigue la pieza hasta la factura.
El resultado
Hoy cada llamada deja su orden creada, la pieza se recibe con una foto de su placa y la factura sale por el programa de su gestoría.
- 3llamadas atendidas a la vez; la cuarta pasa a su teléfono
- 113piezas de su catálogo que el agente sabe nombrar
- 1pantalla de la llamada a la factura
El punto de partida
Los talleres llamaban para mandar una pieza o preguntar por la suya. Quien cogía el teléfono apuntaba los datos, abría una orden, pedía la recogida a la mensajería y, cuando la pieza volvía reparada, hacía la factura en otro programa. En las horas de más trabajo, el teléfono se quedaba sin contestar.
Lo que vimos en el diagnóstico
- Casi todas las llamadas eran iguales: quién llama, qué pieza envía, qué le pasa y cuándo se recoge. Eso lo puede atender un agente de voz si sabe qué decir y a quién pasar lo que no sabe.
- El teléfono no podía fallar nunca. Por eso el agente atiende hasta tres llamadas a la vez y, si algo falla o entra una cuarta, la llamada pasa a su teléfono de siempre.
- La factura la emite su programa de facturación, con su numeración y su envío a Hacienda. El sistema le pasa los datos; no factura por ellos.
Lo que construimos
Se conecta con: Su teléfono de siempre, el programa de facturación de su gestoría y la mensajería.
Agente de voz
Atiende a los talleres con voz natural, avisa al empezar de que es un asistente y crea la orden con lo que le cuentan.
Panel de llamada
La oficina ve cada llamada con su ficha, su resumen y un buscador de piezas, y puede retomarla cuando quiera.
Recepción y salida en tablet
La pieza se recibe escaneando su etiqueta y con una foto de la placa. Al salir se generan la factura y la etiqueta del envío.
Lo que el agente no supo
Lo que el agente no sabe contestar llega a la oficina. La respuesta se guarda y la usa en la siguiente llamada.
Un día de trabajo, antes y ahora
AntesLlama un taller y alguien deja lo que está haciendo para apuntar los datos.
AhoraEl agente atiende, pregunta lo necesario y crea la orden.
AntesSe pide la recogida a la mensajería por separado.
AhoraLa recogida se pide desde la misma orden.
AntesLa pieza llega y se identifica a mano.
AhoraAl recibirla se escanea su etiqueta y se hace una foto de la placa.
AntesAl salir, la factura se hace en otro programa.
AhoraLa salida genera la factura en su programa de facturación y la etiqueta del envío.
Lo que vino después
El agente aprende de la oficina: lo que no sabe contestar lo pregunta, y la respuesta le sirve para la siguiente llamada. Sobre el mismo sistema van el panel del taller y su web nueva.
Consultoría de IA para pymes en ValenciaPreguntas sobre este caso
¿Los talleres saben que hablan con una IA?
Sí. El agente avisa al empezar de que es un asistente, como pide la ley.
¿Qué pasa si el agente no sabe contestar?
Toma nota y la pregunta llega a la oficina. Si hace falta, la llamada pasa a su teléfono de siempre.
¿Quién emite las facturas?
Su programa de facturación, con su numeración. El sistema solo le pasa los datos de la orden.