Cada recibo, leído y enlazado a su póliza sin buscarlo
Una agencia de seguros con más de 800 clientes llevaba su cartera en hojas de cálculo que no coincidían entre sí. Cada mes llegaban los recibos de la compañía en PDF y, antes de poder avisar a nadie, había que averiguar a mano de quién era cada uno.
El caso en 30 segundos
El reto
La cartera estaba repartida en hojas de cálculo distintas y cada recibo se buscaba a mano.
Lo que hicimos
Construimos una sola cartera que lee cada recibo, lo enlaza con su cliente y su póliza y deja preparado el aviso por el canal de ese cliente.
El resultado
Hoy los recibos del mes se suben de una vez, cada aviso queda registrado y el día de más carga salieron casi 150.
- +800clientes en un solo sistema
- Cerca de 1.000pólizas con sus recibos enlazados
- Casi 150avisos enviados el día de más carga
El punto de partida
Cada mes llegaban decenas de recibos en PDF de golpe. Con cada uno había que abrirlo, buscar al cliente en la hoja de cálculo sin saber cuál de las versiones era la buena y avisarle por WhatsApp o por correo, según se recordara. Después nadie sabía qué se había enviado ni qué quedaba pendiente.
Lo que vimos en el diagnóstico
- Antes de poder avisar a nadie había que averiguar de quién era cada recibo, en una cartera repartida en varias versiones.
- Mientras la cartera no fuera una sola, cualquier mejora en los avisos se iba a apoyar en datos dudosos. Por eso el sistema empieza por ahí: una sola cartera, y fuera lo que no era de la agencia.
- El canal de cada cliente (WhatsApp, correo, carta o en mano) también vivía en la memoria de quien avisaba, así que pasó a ser un dato más de su ficha.
Lo que construimos
Se conecta con: Recibos en PDF de la compañía, WhatsApp y correo.
Una sola cartera
Clientes, pólizas y recibos en el mismo sitio. Al migrar se quedó fuera lo que no era de la agencia.
Lectura de recibos
El sistema saca de cada recibo el tomador, la póliza, el importe y el vencimiento, y lo enlaza con su cliente. Si no está seguro, lo aparta para revisar. Un PDF es un recibo: si se sube dos veces, no se duplica.
El aviso por el canal de cada cliente
WhatsApp, correo, carta o en mano: cada cliente tiene su canal y su plantilla, y el envío queda registrado.
Siempre decide una persona
Ningún aviso sale sin que alguien lo revise y lo pulse. El sistema solo trabaja con la cartera de la agencia y con pólizas en vigor.
Un día de trabajo, antes y ahora
AntesLlegan los recibos del mes en PDF, decenas de golpe.
AhoraSe suben todos a la vez, tal como llegan.
AntesSe abre cada uno y se busca al cliente en la hoja de cálculo, sin saber cuál de las versiones es la buena.
AhoraEl sistema lee cada recibo y lo enlaza con su cliente y su póliza. Si no está seguro, lo aparta para revisar.
AntesSe avisa al cliente por WhatsApp o por correo, según se recuerde.
AhoraCada cliente tiene su canal: WhatsApp, correo, carta o en mano. El aviso sale con un clic.
AntesDespués nadie sabe qué se envió ni qué quedó pendiente.
AhoraQueda registrado qué se envió y cuándo, y qué falta por enviar.
Lo que vino después
El sistema está en uso diario desde el primer mes. Ha ido creciendo con lo que pedía el trabajo: descargar los recibos del mes por tomador y enviar desde el iPad.
Qué más se puede conectar en una correduríaPreguntas sobre este caso
¿Los avisos salen solos?
No. El sistema los deja preparados y una persona los revisa y los envía.
¿Qué pasa si un recibo no se puede enlazar?
El sistema lo aparta para revisarlo a mano.
¿Y si se sube el mismo recibo dos veces?
No se duplica: un PDF es un recibo.