Cinco maneras de facturar, una sola entrada
Una cooperativa de transporte con una docena de socios factura a cinco empresas, y cada una manda su borrador a su manera y calcula distinto: descuentos por camión, recargo de gasóleo del periodo, IVA incluido o aparte. Todo eso se rehacía a mano, factura a factura.
El caso en 30 segundos
El reto
Cada una de las cinco empresas mandaba su borrador a su manera y calculaba distinto, y todo se rehacía a mano.
Lo que hicimos
Construimos una sola entrada que lee cada borrador con el contexto de su empresa y su camión, aplica el cálculo de ese cliente y lo compara con el del borrador.
El resultado
Hoy sale una sola plantilla con numeración anual y, si algo no cuadra, el aviso llega antes de numerar la factura.
- 5formas de calcular, una por empresa
- 1plantilla de factura y numeración anual
- Al céntimoel cálculo, comparado con el del borrador antes de emitir
El punto de partida
Los borradores llegaban por correo, en Excel, en PDF o en foto. Con cada uno había que rehacer el cálculo según el acuerdo de esa empresa (descuentos por matrícula, recargo de gasóleo del periodo, IVA), emitir con la plantilla que tocara y numerar a mano.
Lo que vimos en el diagnóstico
- Las reglas de cada empresa vivían en plantillas distintas y en la cabeza de quien facturaba. Los descuentos, además, van por matrícula, así que el cálculo depende también del camión.
- Un error de cálculo no se veía hasta el cobro, semanas después. Por eso el sistema hace dos cosas antes de emitir: calcula con las reglas de esa empresa y de ese camión, y compara su resultado con el del borrador.
Lo que construimos
Se conecta con: Borradores por correo, en Excel, PDF o foto, y los gastos de cada camión.
Una sola entrada
Todo entra por el mismo sitio. El sistema sabe de qué empresa y de qué camión es cada borrador, y lo lee con ese contexto.
El cálculo lo hace el código
Los descuentos y el recargo de cada factura quedan guardados en ella. Si se reimprime meses después, sale igual que el día que se emitió.
Control antes de emitir
El sistema compara su cálculo con el del borrador y avisa si no cuadra. Los errores se cazan antes de numerar.
Liquidación de cada socio
Los gastos de cada camión llegan por correo y se aplican solos. A final de mes, cada socio tiene su liquidación.
Un día de trabajo, antes y ahora
AntesCada empresa manda su borrador por su vía: correo, Excel, PDF o foto.
AhoraEl borrador se sube tal como llega, en el formato que sea.
AntesSe rehace el cálculo con el acuerdo de esa empresa: descuentos por matrícula, gasóleo del periodo, IVA.
AhoraEl sistema lo lee con el contexto de esa empresa y de ese camión, y aplica su cálculo.
AntesSe emite con la plantilla que toque y se numera a mano.
AhoraSale la factura con la plantilla única y su número del año.
AntesLos descuadres aparecen al cobrar, semanas después.
AhoraSi el cálculo del sistema no coincide con el del borrador, avisa antes de emitir.
Lo que vino después
Con la facturación en marcha se montaron sobre el mismo sistema los gastos y la liquidación de cada socio, y un filtro del correo que separa lo que hay que hacer del ruido, que resultó ser la mayor parte del correo.
La IA en una empresa de transportePreguntas sobre este caso
¿Quién calcula los importes, la IA?
No. La IA lee el borrador. Los descuentos y el recargo los calcula el código, y quedan guardados en cada factura.
¿Qué pasa si el borrador y el sistema no coinciden?
El sistema avisa antes de emitir y la factura no se numera hasta que alguien lo revisa.
¿Una factura reimpresa meses después sale igual?
Sí, porque guarda su propio cálculo.