Inteligencia artificial para empresas y cooperativas de transporte
En una empresa de transporte el trabajo de oficina va detrás de cada porte: el borrador del cliente, la factura, el gasóleo, los gastos de cada camión y, en una cooperativa, la liquidación de cada socio.
Cuando cada cliente calcula a su manera, todo eso se rehace a mano y los errores aparecen al cobrar. Analizamos cómo factura y liquida tu empresa, vemos dónde se va el tiempo y dónde se cuelan los errores, y construimos un sistema conectado con lo que ya usáis.
- Para quién
- Empresas y cooperativas de transporte por carretera
- Qué entra
- Borradores por correo, Excel, PDF o foto, y los gastos de cada camión
- Caso publicado
- Cooperativa con una docena de socios que factura a cinco empresas
- Dónde
- Presencial en la provincia de Valencia y en remoto en el resto de España
Facturar a varios clientes que calculan distinto
Cada empresa cliente tiene su acuerdo: un descuento por camión, un recargo de gasóleo que cambia cada periodo, el IVA incluido o aparte. Y cada una manda su borrador a su manera, por correo, en Excel, en PDF o en una foto.
Con cada borrador hay que rehacer el cálculo con las reglas de ese cliente, emitir con la plantilla que toque y numerar. Esas reglas suelen vivir en plantillas distintas y en la cabeza de quien factura. Un error de cálculo no se ve hasta el cobro, semanas después, y entonces toca rectificar.
Un caso real: cinco maneras de facturar y una sola entrada
Una cooperativa de transporte de la Comunitat Valenciana, con una docena de socios, factura a cinco empresas. Cada una calculaba distinto y todo se rehacía a mano, factura a factura.
Ahora los borradores entran por un solo sitio, vengan como vengan. El sistema sabe de qué empresa y de qué camión es cada uno, lo lee con ese contexto y aplica el cálculo de ese cliente. Después compara su resultado con el del borrador y, si no cuadra, avisa antes de numerar la factura. Sale una sola plantilla, con numeración anual.
Ver el caso completoLa IA lee, el código calcula
La IA sirve para leer: un borrador en foto, un Excel con el formato de cada cliente, el PDF de una estación de servicio. Los importes los calcula código. Los descuentos, el recargo de gasóleo y el IVA se aplican con las reglas de cada cliente y quedan guardados en cada factura, así que una factura reimpresa meses después sale igual que el día que se emitió.
Antes de emitir, el sistema contrasta su cálculo con el del borrador. Los descuadres se ven en la oficina, antes de numerar, y no en el cobro.
Gastos por camión y liquidación de cada socio
En una cooperativa, cada socio tiene su camión y sus gastos: gasóleo, peajes, taller. Las facturas de esos gastos llegan por correo y hay que repartirlas por matrícula para que, a final de mes, cada socio cobre lo que le toca.
Sobre el mismo sistema de la facturación se pueden leer esos correos, asignar cada gasto a su camión y tener lista la liquidación de cada socio. Es lo que se montó en la cooperativa del caso cuando la facturación ya estaba en marcha.
El correo, separado del ruido
A la oficina de una empresa de transporte le llegan cada día borradores, facturas de gastos, mensajes de clientes, publicidad y notificaciones. Un filtro del correo puede separar lo que hay que hacer del resto y dejar cada cosa donde se trabaja: el borrador en la entrada de facturación y el gasto en su camión.
En la cooperativa del caso, al separarlo, el ruido resultó ser la mayor parte del correo.
Cómo trabajamos, en cuatro tiempos
- 1
Analizamos tus procesos.
Cómo se trabaja hoy en tu empresa, quién hace cada cosa y con qué herramientas.
- 2
Vemos dónde fallan y cuánto cuestan.
Horas, errores y dinero, proceso a proceso. Lo que más devuelve va primero.
- 3
Construimos el sistema y lo integramos con lo que ya usáis.
Con precio cerrado por fase y sin parar la operación mientras se pone en marcha.
- 4
Y seguimos cuando ya funciona.
El mismo equipo lo ajusta con el trabajo real y lo mantiene: soporte directo, copias de seguridad y mejoras.
La primera conversación no tiene coste: nos cuentas cómo se trabaja hoy en tu empresa y te decimos si tiene sentido seguir.
Preguntas frecuentes
¿Se puede automatizar la facturación de una empresa de transporte?
La parte que sigue una regla, sí: leer el borrador de cada cliente, aplicar su cálculo y emitir con una sola plantilla y su numeración. Antes conviene ordenar las reglas de cada cliente, porque suelen estar repartidas entre plantillas y la memoria de quien factura. Lo que no cuadra lo revisa una persona antes de emitir.
¿Cómo se evitan los errores de cálculo al facturar?
El cálculo lo hace código con las reglas de cada cliente, y antes de emitir se compara con el del borrador. Si no coinciden, la factura no se numera hasta que alguien lo revisa.
¿Hace falta que los clientes cambien cómo mandan los borradores?
No. Cada cliente sigue mandándolo como hasta ahora, por correo, en Excel, en PDF o en foto, y todo entra por el mismo sitio.
¿Se pueden repartir los gastos por camión?
Sí. Las facturas de gasóleo, peajes o taller que llegan por correo se leen y se asignan a su matrícula. En una cooperativa, con eso sale la liquidación de cada socio a final de mes.
¿Hay que cambiar el programa de facturación?
No. El sistema se conecta con el que ya usáis: por su API si la tiene y, si no, con las exportaciones que ya saca, como Excel o CSV. Solo proponemos cambiar de programa cuando el diagnóstico muestra que el actual frena a la empresa.
¿Cuánto cuesta en una empresa de transporte?
Depende de cuántos procesos entren, de con qué programas haya que conectarse y de cuánto trabajo a medida haga falta, así que no publicamos tarifas. La primera conversación no tiene coste. El diagnóstico se presupuesta según la empresa, y cada fase de construcción tiene precio cerrado antes de empezarla. El mantenimiento es una cuota mensual que se pacta en la propuesta.