IA en una agencia de seguros: más de 800 clientes y cada recibo enlazado a su póliza
Lo que se repite cada mes en una agencia de seguros, contado con un sistema que ya está en uso: recibos leídos y enlazados a su póliza, y avisos que revisa una persona antes de salir.
En pocas palabras
- Una agencia de seguros con más de 800 clientes llevaba la cartera en hojas de cálculo que no coincidían, y cada recibo del mes se buscaba a mano.
- El análisis mostró que había que empezar por una sola cartera. Sobre ella, el sistema lee cada recibo, lo enlaza con su cliente y su póliza y deja preparado el aviso.
- Ningún aviso sale sin que lo revise una persona. Cada envío queda registrado, y el día de más carga salieron casi 150.
Qué se repite cada mes en una agencia de seguros
En una agencia o correduría de seguros, buena parte del mes gira alrededor de los recibos. La compañía los manda, la agencia tiene que saber de qué cliente y de qué póliza es cada uno, y después avisar a ese cliente por el canal que prefiera.
Es trabajo que sigue una regla y vuelve cada mes, y por eso es de los primeros sitios donde la IA aporta algo en una agencia. Lo que pide criterio, como qué se comunica y cuándo, lo sigue decidiendo una persona.
Cómo llegaban los recibos y por qué costaba tanto avisar
En la agencia de este caso, los recibos llegaban en PDF, decenas de golpe. Había que abrir cada uno, buscar al cliente en la hoja de cálculo y avisarle por WhatsApp o por correo, según se recordara.
Lo que más tiempo se llevaba era la búsqueda. La cartera estaba repartida en varias hojas de cálculo que no coincidían entre sí, y no siempre se sabía cuál era la buena. Después de enviar, nadie sabía con certeza qué se había mandado ni qué quedaba pendiente.
Lo que vimos antes de construir: una cartera en varias versiones
Antes de poder avisar a nadie había que averiguar de quién era cada recibo, y eso pasaba por una cartera en varias versiones. Mientras la cartera no fuera una sola, cualquier mejora en los avisos se iba a apoyar en datos dudosos.
Así que el sistema empieza por ahí. Clientes, pólizas y recibos pasaron a un mismo sitio, y al migrar se quedó fuera lo que no era de la agencia.
Qué hace hoy el sistema
Los recibos del mes se suben todos a la vez, tal como llegan. El sistema saca de cada uno el tomador, la póliza, el importe y el vencimiento, y lo enlaza con su cliente. Si no está seguro, lo aparta para revisarlo a mano.
Un PDF es un recibo: si alguien sube el mismo dos veces, no se duplica. Cada cliente tiene su canal y su plantilla (WhatsApp, correo, carta o en mano), así que el aviso queda preparado para salir por donde toca.
Cada envío queda registrado con su fecha, y la agencia sabe en todo momento qué se ha mandado y qué falta por mandar.
Por qué ningún aviso sale sin que lo revise una persona
El sistema prepara los avisos y no los envía por su cuenta. Alguien de la agencia los revisa y los pulsa. Además, solo trabaja con la cartera de la agencia y con pólizas en vigor.
El sistema está hecho así a propósito. Un aviso de cobro mal enviado a un cliente de muchos años hace más daño del que compensa el tiempo ganado, y la relación con ese cliente es de la agencia.
Lo que vino después
El sistema está en uso diario desde el primer mes, con mantenimiento. Ha ido creciendo con lo que pedía el trabajo: descargar los recibos del mes por tomador y enviar desde el iPad.
Qué se puede aplicar en otra correduría
Cada agencia trabaja a su manera, pero antes de pensar en IA conviene contestar estas preguntas:
- ¿Hay una sola cartera, o varias versiones que no coinciden?
- ¿Cuánto tiempo se va cada mes en saber de quién es cada recibo?
- ¿Queda registro de qué se ha comunicado a cada cliente y cuándo?
Si la cartera está repartida, ese es el primer trabajo. Los avisos y todo lo demás se construyen encima.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace la IA en una agencia de seguros?
Lee. Saca de cada recibo de la compañía el tomador, la póliza, el importe y el vencimiento, y ayuda a enlazarlo con su cliente. Cruzar la cartera, preparar los avisos y llevar el registro lo hace el sistema con reglas fijas, y lo que pide criterio, como qué se comunica y cuándo, lo sigue decidiendo una persona de la agencia.
¿Hace falta cambiar el programa de la agencia?
No para empezar. El sistema se conecta con lo que ya usáis: por la API del programa si la tiene y, si no, con las exportaciones que ya saca. Solo tiene sentido cambiar cuando el análisis muestra que el programa actual frena a la agencia.
¿Qué datos de los asegurados toca el sistema?
Los de la cartera de la agencia y nada más: clientes, pólizas en vigor, recibos y el canal por el que prefiere que le avisen cada uno. Cada proyecto va con su contrato, el tratamiento de los datos cumple el RGPD y cada envío queda registrado.
