IA en una cooperativa de transporte: cinco formas de facturar y una sola entrada
Facturar a varias empresas que calculan distinto, contado con un sistema en uso: la IA lee los borradores, el código calcula y el sistema avisa si algo no cuadra antes de emitir.
En pocas palabras
- Una cooperativa de transporte con una docena de socios factura a cinco empresas, y cada una manda su borrador a su manera y calcula distinto.
- La IA lee cada borrador sabiendo de qué empresa y de qué camión es. Los descuentos y el recargo los calcula código, y quedan guardados en la factura.
- Si el cálculo del sistema no coincide con el del borrador, avisa antes de numerar. Hoy hay una sola plantilla con numeración anual.
Facturar a cinco empresas que calculan distinto
Muchas empresas de transporte por carretera trabajan para unos pocos clientes, cada uno con su forma de liquidar. En la cooperativa de este caso son cinco, y cada una manda su borrador por su vía: correo, Excel, PDF o una foto.
Cada empresa calcula a su manera: descuentos por camión, recargo de gasóleo del periodo, IVA incluido o aparte. Con cada borrador había que rehacer el cálculo según el acuerdo de esa empresa, emitir con la plantilla que tocara y numerar a mano.
Lo que vimos: reglas en plantillas distintas y en la cabeza de quien factura
Las reglas de cada empresa vivían en plantillas distintas y en la memoria de quien facturaba. El trabajo salía, pero un error de cálculo no se veía hasta el cobro, semanas después, cuando ya costaba más explicarlo y corregirlo.
De ahí salen las dos decisiones del sistema: todo entra por un solo sitio, y antes de emitir se compara el cálculo propio con el del borrador.
Por qué la IA lee y el código calcula
Los borradores llegan en formatos muy distintos, y ahí la IA es útil: lee un Excel, un PDF o una foto y saca los datos, sabiendo de qué empresa y de qué camión es cada uno.
El cálculo va aparte. Los descuentos, el recargo del gasóleo y el IVA siguen reglas fijas, y una regla fija se escribe en código, que se puede revisar y da siempre el mismo resultado. Cada factura guarda su propio cálculo: si se reimprime meses después, sale igual que el día que se emitió.
El control antes de emitir
Con el borrador leído y el cálculo hecho, el sistema compara su resultado con el del borrador. Si coinciden, la factura sale con la plantilla única y su número del año. Si no, avisa, y la factura no se numera hasta que alguien lo revisa.
Los descuadres se cazan antes de numerar, cuando todavía se arreglan sin rectificar nada.
Gastos por camión y liquidación de cada socio
Con la facturación en marcha, sobre el mismo sistema se montaron los gastos y la liquidación de cada socio. Los gastos de cada camión llegan por correo y se aplican solos, y a final de mes cada socio tiene su liquidación.
También se añadió un filtro del correo que separa lo que hay que hacer del ruido, que resultó ser la mayor parte del correo.
Qué se puede aplicar en otra empresa de transporte
Si facturas a varios clientes que calculan distinto, estas preguntas ayudan a ver por dónde empezar:
- ¿Dónde están escritas las reglas de cada cliente: en una plantilla, en un Excel o en la cabeza de alguien?
- ¿Cuándo se descubre un error de cálculo, antes de emitir o al cobrar?
- ¿Cuántas plantillas de factura conviven, y quién lleva la numeración?
Poner eso en orden suele ser el primer trabajo, antes de que la IA lea ningún borrador.
Preguntas frecuentes
¿Se puede leer un borrador que llega en foto?
Sí. En la cooperativa del caso los borradores llegan por correo, en Excel, en PDF o en foto, y todos entran por el mismo sitio. La IA saca los datos y el cálculo del sistema se compara con el del borrador antes de emitir.
¿Qué pasa cuando cambia el recargo de gasóleo?
El recargo es un dato del periodo dentro del cálculo de cada empresa. Las facturas nuevas salen con el del periodo que toca, y las ya emitidas conservan el suyo, porque cada factura guarda su cálculo.
¿Sirve para una empresa de transporte que no es cooperativa?
Sí. Facturar a varios clientes que calculan distinto funciona igual en cualquier empresa de transporte. Lo propio de una cooperativa es la liquidación de cada socio, y esa parte solo se monta si hace falta.
