Cómo implantar IA en una empresa empezando por los procesos

Por qué empezar por la herramienta sale caro

Casi todas las conversaciones sobre IA en una pyme empiezan por la misma pregunta: qué herramienta usar. Es una pregunta que llega antes de tiempo. Una herramienta resuelve bien un problema concreto, y si todavía no se sabe cuál es, se acaba pagando algo que nadie usa o que añade un paso más al trabajo de siempre.

Pasa a menudo con los asistentes generales. El equipo los prueba, escribe algún correo más deprisa y, al cabo de unos meses, la facturación, los cobros y los pedidos siguen funcionando igual que antes. La IA ha entrado en la empresa sin tocar sus procesos.

Funciona mejor el orden inverso: mirar primero dónde se va el tiempo y dónde aparecen los errores, y decidir después qué se construye.

Analizar cómo se trabaja hoy

El primer paso es describir cada proceso tal como se hace, sin arreglarlo sobre el papel: quién lo hace, con qué programas, qué datos pasan de un sitio a otro a mano y qué parte depende de que alguien se acuerde.

Se hace área por área. En una empresa con equipo y cartera de clientes suelen aparecer los mismos sitios: la facturación, los cobros, los pedidos que llegan por correo, el informe del mes y alguna hoja de cálculo de la que depende algo importante.

Conviene hablar con quien hace el trabajo además de con quien lo dirige. La persona que factura sabe qué cliente calcula distinto y qué borrador llega siempre tarde, y eso no suele estar escrito en ningún sitio.

Ver dónde fallan los procesos y cuánto cuestan

Con el mapa delante, de cada proceso se apunta:

• Cuánto tiempo se va en él cada semana o cada mes.
• Qué errores produce y cuánto tardan en verse.
• Qué datos se copian a mano de un programa a otro.
• Qué pasa si la persona que lo lleva falta unos días.

La última suele destapar lo más delicado: un proceso que solo entiende una persona, una hoja con fórmulas que nadie se atreve a tocar o un orden de pasos que no está escrito.

Con esas respuestas se ordena el trabajo. Se empieza por el proceso que más devuelve, para que esté en uso cuanto antes, y lo demás se construye encima.

Construir e integrar con lo que ya se usa

Una vez claro qué se construye, la condición es que funcione con los programas que la empresa ya tiene. Cambiar de programa de gestión para poder usar IA es caro y pocas veces hace falta.

Hay varias formas de conectarse: por la API del programa cuando la tiene, con las exportaciones que ya saca (Excel o CSV) o leyendo los documentos que llegan por correo. Cuál conviene depende de cada programa y de su versión, y se ve al analizar la empresa.

Dentro del sistema, cada parte hace lo que sabe hacer. La IA lee: un recibo en PDF, un borrador en foto, un correo con un pedido. Los cálculos los hace código que se puede revisar, y las decisiones que importan las confirma una persona. Cuando algo no cuadra, el sistema avisa antes de que el error llegue al cliente.

Seguir cuando ya funciona

Un sistema en uso cambia con el trabajo. Aparecen casos que no estaban en el análisis, la empresa crece o un proveedor cambia el formato de sus documentos. Si nadie lo mantiene, el sistema se queda atrás y el equipo vuelve a la hoja de cálculo.

Por eso el seguimiento forma parte del proyecto desde el principio: soporte directo con el mismo equipo que lo construyó, ajustes con el uso real, copias de seguridad y aviso si algo falla.

En la agencia de seguros de nuestros casos, el sistema ha ido creciendo con lo que pedía el trabajo: descargar los recibos del mes por tomador y enviar desde el iPad.

Señales de que un proceso merece un sistema

No todos los procesos lo necesitan. Estas señales indican que probablemente sí:

• Una hoja de cálculo de la que depende la facturación o los cobros, con varias versiones circulando.
• Datos que se copian a mano de un programa a otro cada semana.
• Errores que solo se ven al cobrar, semanas después.
• Un proceso que solo sabe hacer una persona.
• Un informe del mes que se monta juntando varias exportaciones.

Si un proceso tiene dos o más de estas señales, vale la pena medirlo.

Qué pedir a quien te lo integre

Antes de firmar con nadie, conviene tener por escrito unas cuantas cosas:

• Un análisis de cómo trabaja la empresa antes de proponer nada.
• Precio cerrado por fase, con lo que entra en cada una.
• Que lo construido funcione con los programas que ya usáis, y cómo se conecta con cada uno.
• Un contrato con el tratamiento de datos conforme al RGPD, que diga dónde se guardan.
• Que el sistema y los datos sean de la empresa, y que se los pueda llevar.
• Quién lo mantiene después y qué incluye ese mantenimiento.

En la práctica

Los dos sistemas de nuestros casos salieron de este orden de trabajo. En una agencia de seguros, el análisis mostró que la cartera estaba repartida en varias versiones, y el sistema empezó por juntarla antes de tocar los avisos. En una cooperativa de transporte, las reglas de cada cliente vivían en plantillas distintas y en la cabeza de quien facturaba, y el sistema empezó por una sola entrada para todos los borradores.